Sử dụng tệp tin Excel cho những quá trình thống trị từ lâu đã được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, đổi mới một phương pháp phổ biến, dễ áp dụng và kiểm soát.

Bạn đang xem: Cách theo dõi công nợ phải thu trên excel

Trong nội dung bài viết này, cùng socialgame.vn thực hiện quản lý công nợ bằng Excel sao cho hiệu quả bạn nhé!

Excel quản lý công nợ là gì? 

Trước tiên chúng ta cần hiểu rõ khái niệm công nợ, đó là một khoản buộc phải thu từ quý khách hoặc khoản yêu cầu trả cho các nhà cung cấp. Tuỳ theo bản chất của công nợ mà họ chia ra công nợ phải thu và công nợ phải trả. 

Để điều hành và kiểm soát khoản công nợ này và tránh các tranh chấp về sau cũng giống như kiểm rà soát được dòng tài chính và chi phí của doanh nghiệp, tín đồ ta thường sử dụng hai phương pháp: sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng có tính năng thống trị công nợ hoặc sử dụng một file Excel hiếm hoi để làm chủ công nợ. Như vậy, quản lý công nợ bằng Excel chính là theo dõi, kiểm soát điều hành tình hình nợ công của khách hàng, nhà cung ứng bằng những file Excel, sử dụng các hàm tính toán và những thống kê của lao lý này. 

*
Một fie quản lý công nợ bởi Excel

Lợi ích khi sử dụng file Excel quan sát và theo dõi công nợ 

Nhiều bạn khi sử dụng Excel theo dõi nợ công hoặc cho các quá trình làm chủ khách của bạn đều có bài bác toán đối chiếu với những phần mềm thống trị khác và lo sợ Excel không đảm bảo được các nhu yếu thiết yếu. Mặc dù nhiên, là một trong những phần mềm được sử dụng phổ cập trên toàn cầu, tệp tin Excel có những ưu thế nhất định như sau: 

Dễ dàng thống kê, phân nhiều loại dữ liệu 

File Excel là dạng bảng tính, do đó bạn cũng có thể dễ dàng đổi khác số cột, số hàng cũng như thêm những thành tố khác cần thiết và tuỳ trở nên file để phù hợp nhất cho quy trình quản lý của mình. 

Ví dụ, khi cần thống trị công nợ buộc phải thu từ khách hàng hàng, chúng ta cần những yếu tố trong file Excel như số sản phẩm tự, tên khách hàng hàng, số tiền phải thu, thời gian,… 

*
Dữ liệu được phân chia rất khoa học trong những bảng thống kê

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng 

Nếu bạn từng rất căng thẳng mệt mỏi với việc tìm kiếm kiếm dữ liệu bằng tay thủ công từ các quyển số sách dày cộp, mất thời gian và dễ nhầm lần thì sử dụng Excel làm chủ công nợ đó là một chiến thuật hữu hiệu. Mọi dữ liệu bạn đề nghị đều hoàn toàn có thể được liệt kê một cách gấp rút và chế độ dựa vào thuật toán của Excel. 

Miễn phí 

Thay vì sử dụng các phần mềm thống trị bán hàng, thống trị công nợ cần trả phí, thậm chí rất cần được đặt nhà xuất bản tuỳ trở thành một phiên bản dành riêng cho khách hàng của mình thì làm chủ công nợ bằng Excel, bạn hoàn toàn không buộc phải trả bất kể chi phí gì. Điều này rất có lợi cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp đang start up. 

Những thông tin cần có trong file thống trị công nợ bằng Excel 

Thông tin khách hàng hàng, đơn vị cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, mã khách hàng hàng/nhà cung cấp, số điện thoạiThông tin nợ công phải trả: ngôn từ công nợ, đề nghị trả đầu kỳ, yêu cầu trả tăng, bớt và cuối kỳ, ghi chú với tên bạn thực hiệnThông tin về nợ công phải thu: nội dung công nợ, buộc phải thu đầu kỳ, yêu cầu thu tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện. 
*
Một file quản lý công nợ bằng Excel ngành thời trang

Các cách để tạo nên file làm chủ công nợ bên trên Excel 

Khi áp dụng Excel làm chủ công nợ, trong những bước quan trọng nhất đó là tạo file: các thông tin có trong file sẽ ra quyết định thông tin được quản lý dưới bí quyết nào, bao gồm khoa học tập không và những hàm giám sát thực hiện như vậy nào. Bạn cũng có thể thực hiện theo quá trình cơ phiên bản sau đây: 

Bước 1: Mở Microsoft Excel và sinh sản bảng tính Bước 2: Nhập thông tin các cột STT, tên khách hàng hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng hàng, nợ đầu kỳ, tạo nên nợ, nợ cuối kỳBước 3: Nhập thông tin khớp ứng vào các cột, trong những số ấy cột nợ thời điểm cuối kỳ lập hàm tính mang nợ đầu kỳ trừ phân phát sinh nhằm ra nợ cuối kỳ.​

điểm yếu kém của cai quản công nợ bằng Excel 

Tuy được tương đối nhiều doanh nghiệp sử dụng, tuy nhiên sử dụng file Excel cho quá trình làm chủ vẫn còn tồn tại các nhược điểm mà bạn cần hết sức thận trọng khi triển khai các nghiệp vụ làm chủ của mình như: 

Không cai quản được khối lượng thông tin lớn: khi tài liệu về công nợ quá lớn, ngay chớp nhoáng file Excel sẽ để lộ những vấn để của mình như: xử lý dữ liệu chậm, khiến sai sót trong quá trình thống kê,… Excel chưa phải là một trong những phần mềm làm chủ kinh doanh hay quản lý bán hàng chuyên nghiệp, vị đó các thông tin nợ công trên Excel ko được cai quản thống nhất cơ mà được tạo thành các tệp tin riêng lẻ, hòa bình nhau. Điều này đôi khi gây những trở ngại cho những cấp cai quản muốn gồm cái chú ý tổng quan độc nhất vô nhị về triệu chứng doanh nghiệp. Bảo mật tin tức chưa tốt: khối hệ thống bảo mật của Excel không thực sự ấn tượng, bởi vì đó bạn cần phải đối mặt với những rủi ro thất thoát thông tin, bị mất thông tin do các cuộc tiến công mạng hoặc vị virus tấn công. Đồng thời câu hỏi khôi phục những dữ liệu này cũng khá khó khăn vày Excel chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ lưu trữ đám mây. Các hàm giám sát và đo lường chưa thực sự dễ dàng sử dụng: nếu như khách hàng không biết gì về Excel trước đó, các hàm này có thể sẽ là một trong những vấn đề, ảnh hướng đến tính đúng đắn của các số liệu thống kê cùng cũng gây tốn thời hạn cho quy trình thống kê báo cáo. 
*
Excel mãi sau nhiều khủng hoảng về lộ thông tin

Mẫu theo dõi nợ công bằng Excel 

Để chúng ta dễ hình dung, chúng ta có thể tham khảo một trong những mẫu theo dõi nợ công bằng Excel sau đây và áp dụng cai quản công nợ bởi Excel cho doanh nghiệp của mình. 

Mẫu file thống trị công nợ trong trường hợp phát sinh, mang đến hạn cùng quá hạn 

Mẫu theo dõi công nợ bằng Excel này sẽ giúp đỡ bạn cai quản được: 

Báo cáo chi tiết tình hình phân phối hàng, tình trạng thu tiền Báo cáo cụ thể tình hình download hàng, nhập hàng trong phòng cung cấp Quản lý nợ công của từng khách hàng, giao dịch vào từng thời khắc khác nhau.

Mẫu theo dõi công nợ phải thu với trả 

Mẫu tệp tin này cung cấp cho chính mình các thông tin như: danh mục khách hàng, tin tức nhà cung cấp: tên, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng/nhà cung cấp,… 

Như vậy, chúng ta thấy rằng thống trị công nợ bởi Excel hoàn toàn chứng minh được kết quả của bản thân nếu công ty lớn ứng dụng phương pháp này một phương pháp phù hợp. Hữu dụng thế đối chọi giản, nhanh chóng và dễ sử dụng, Excel vẫn phát huy tối đa kĩ năng khi giải pháp xử lý một lượng tin tức vừa đủ, hoặc xử lý một trong những phần trong thừa trình thống trị chung.

Xem thêm: Trọn Bộ 1000 Hình Ảnh Động Vật Dễ Thương, Ngộ Nghĩnh Nhất 2020

Hãy thông minh chọn lựa các cách thức quản lý phù hợp nhất với điều kiện doanh nghiệp các bạn nhé. 

FAQ 

1. Một tệp tin Excel quản lý công nợ 1-1 giản bao hàm những gì? 

Một file Excel cai quản công nợ đơn giản và dễ dàng thường bao hàm các nguyên tố như: thông tin khách hàng/nhà cung cấp, thông tin công nợ, số công nợ và thời gian. Đây là những yếu tố quan trọng nhất vào một file Excel quản lý công nợ solo giản. 

2. Quản lý công nợ đề xuất thu thực hiện như thế nào? 

Bạn rất có thể sử dụng riêng một tệp tin Excel để quản lý công nợ buộc phải thu thuộc với quản lý công nợ đề nghị trả trong Excel.

3. Thống trị công nợ yêu cầu trả như thế nào? 

Tương từ như trên, bạn có thể sử dụng riêng một file để làm chủ công nợ yêu cầu trả hoặc áp dụng cả hai trong một file Excel. 

4. Gồm bao nhiêu biện pháp theo dõi công nợ khách hàng? 

Hiện nay gồm 3 giải pháp theo dõi công nợ khách hàng: bằng tay thủ công bằng sổ sách, sử dụng file Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý. Mỗi bề ngoài đều tất cả ưu điểm yếu kém riêng, các bạn hãy phụ thuộc vào tình hình của bạn để lựa chọn cách theo dõi công nợ khách hàng. 

5. Kiểm soát điều hành công nợ nên thu như thế nào? 

Để điều hành và kiểm soát công nợ đề xuất thu, bạn có thể sử dụng các phần mềm thống trị bán hàng, hoặc sử dụng file Excel. Hãy lựa chọn phương pháp tốt tuyệt nhất để điều hành và kiểm soát công nợ cần thu nhé.

6. Quan sát và theo dõi công nợ người tiêu dùng như nỗ lực nào? 

Để theo dõi công nợ khách hàng, chúng ta có thể lập một file Excel riêng, tác biệt cùng với công nợ ở trong phòng phân phối. Đây là bí quyết theo dõi công nợ quý khách hàng rất khoa học.