thống trị hồ sơ cá nhân của mỗi nhân sự thế nào cho đúng? Cùng xem thêm và cài đặt về miễn tổn phí file Excel thống trị hồ sơ nhân sự tiếp sau đây của socialgame.vn.vn.

*

Biểu mẫu Excel thống trị hồ sơ nhân sự

1. Những thành phần của một tệp tin Excel thống trị hồ sơ nhân sự

Trong file thống trị hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm những tin tức sau:

Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): từng nhân sự được gán với cùng một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự kia nghỉ việc, mã số này đề xuất được giữ nguyên (không gán lại cho tất cả những người khác).

Bạn đang xem: File excel quản lý hồ sơ nhân viên

Họ và tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản lí lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao gồm cả màn chơi hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales màn chơi 1

Loại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...

Các loại sách vở và giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý kế hoạch có chứng thực địa phương, bạn dạng sao công triệu chứng CMTND hoặc CCCD, phiên bản sao công chứng giấy khai sinh, phiên bản sao công hội chứng sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công bệnh bằng xuất sắc nghiệp, Giấy khám sức khoẻ tất cả dấu đỏ, đúng theo đồng tất cả chữ cam kết và lốt đỏ, có thể thêm ảnh thẻ.

2. Cần phối hợp hồ sơnhân sự với đông đảo biểu mẫu mã nhân sự Excel nào khác?

Nếu như để cai quản thông tin ứng viên, thành phần tuyển dụng chỉ cần quan trọng điểm tới một vài thông tin cơ bạn dạng như họ cùng tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,... Thì thống trị nhân sự đòi hỏi phức tạp nhiều hơn nữa thế.

Để làm chủ một cách tổng quát và vừa đủ hồ sơ nhân sự, thì ko kể file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp bắt buộc sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu chủng loại Excel khác:

File Excelquản lý danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan nhất về thông tin của những nhân sự đang làm việc tại công ty (đang vào thời hạn vừa lòng đồng).

File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp nên dùng tệp tin Excel này làm chủ thông tin hợp đồng thử bài toán và những loại hợp đồng lao cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một quá trình nhất định bao gồm thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn).Các trường thông tin của biểu mẫu cai quản hợp đồng nhân sự khá đối chọi giản, mặc dù lại bao quát lượng tài liệu lớn và đòi hỏi độ đúng chuẩn cao.File Excel theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, có lẽ rằng doanh nghiệp đang đón thêm những nhân viên mới. Filequản lý hồ nước sơbằng Excel về cơ bạn dạng là sự phối kết hợp giữa hai biểu mẫu danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những thông tin quan trọng trong quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi nhân sự ngủ việc:Cũng giống như như Biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần quan tâm hơn sự đổi khác của những yếu tố sẽ ảnh hưởng huỷ hiệu lực sau thời điểm nhân sự nghỉ việc, cũng giống như hồ sơ quan trọng để hoàntất thủ tục xong xuôi hợp đồng.

File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: chưa hẳn là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ ngơi việc, dịch chuyển tiền lươngbao gồm những trường hợp tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm level, vận chuyển vị trí, đưa công tác,... Trong file Exceltheo dõi biến động này, cần để ý tới ngày sự đổi khác có hiệu lực.

Để hỗ trợ phần tử nhân sự những doanh nghiệp, socialgame.vn.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để mua về miễn phí.

*

Các tư liệu khác hoàn toàn có thể tải về:

1.Bộ tự điển năng lực & phiên bản mô tả các bước cho 60+ vị trí trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công mới nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện tại hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương thưởng, phụ cung cấp và xử phạt sử dụng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy doanh nghiệp (bản không thiếu thốn 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bạn dạng đầy đủ 38 trang

3. Có giải pháp nào thay thế biểu mẫu mã Excel để cai quản hồ sơ nhân sự cấp tốc - gọn - chính xác - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ khóa lâu đã được coi là nhiệm vụ thân thuộc của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp. Sự thân thuộc này thậm chí còn được xem như là lẽ đương nhiên: họ vẫn đang từng ngày từng ngày trung thành với các bước tra soát, nhập liệu thủ công bằng tay trên hồ hết file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt cần làm. Vắt nhưng, công cụ hoàn toàn có thể sử dụng đâu mang định chỉ có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp lớn quy tế bào trung bình và khủng trên thế giới sẽ thực hiện bộ công cụ dựa vào đám mây cho những nhiệm vụ quản lí trị nhân sự vào năm 2020.

Ngày nay, technology 4.0 lấp sóng rộng lớn rãi, thậm chí còn trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ máy học (Machine Learning - ML) vẫn đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng tất cả gì khó hiểu lúc doanh nghiệp sửa chữa Excel bởi một công cụ tiến bộ hơn để làm chủ nhân sự.

Và đặc trưng hơn hết, việc tận dụng tối đa một giải pháp tiện nổi trội hơn giúp doanh nghiệp chưa hẳn tập trung quá nhiều vào các các bước liên quan lại tới giấy tờ thủ tục mà không tạo nên năng suất làm việc.

*

a. 06 điểm yếu kém của biểu mẫu mã Excel khi dùng để cai quản nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất khó khăn để rà soát toàn diện hay làm báo cáo toàn diện, gây khó dễ việc ra quyết định

Khi cai quản hồ sơ bởi file Excel, chắc hẳn rằng doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán ở nhiều file không giống nhau. Họ cũng ngầm gật đầu đồng ý sẽ chi thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề đó không đơn giản dễ dàng chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, ngoài ra dẫn tới những hệ luỵ nguy nan hơn - cản ngăn việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, với việc nhanh lẹ ra ra quyết định của lãnh đạo.

Không bảo đảm an toàn bảo mật

Lẽ dĩ nhiên là nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật những thông tin trong doanh nghiệp, nhất là các tài liệu nhạy cảm. Trong công tác làm chủ nhân sự chứa không ít dữ liệu như vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số vừa lòng đồng, lý do nghỉ việc,...

Xem thêm: Outlook 2010 Báo Lỗi Send/Receive Error, Error 0X8004010F When Sending Or Receiving Email

Tuy nhiên, những biểu chủng loại Excel thực sự không bảo đảm bảo mật. Không có phân quyền, ko có khu vực dữ liệu làm sao được lưu lại “chỉ dành cho những người quản lý” cả. Tuy nhiên chủ tải file rất có thể đặt password truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường thích hợp bị nhỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người sẽ bắt buộc dùng tầm thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc kiểm soát điều hành bảo mật gần như là là ko thể.

*

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn nhiều mối nguyhại đến doanh nghiệp

Không thể giữ lại “thừa kế” cho những người sau

Giả sử gồm một chủ tịch nhân sự bắt đầu đến đón nhận công việc, nhưng lại cô ấy lại cần yếu “giải mã” giải pháp đặt thương hiệu và sắp xếp các thông tin bên trên biểu mẫu mã Excel mà fan cũ nhằm lại. Vậy cô ấy rất có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi những biểu chủng loại đó theo sự đọc biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn thế nữa là ban đầu lại từ số lượng 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một trong những tài nguyên giá trị của doanh nghiệp, nhưng thật nhớ tiếc là không có công dụng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích vừa lòng kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có nhiều phần mềm doanh nghiệp rất có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, thống trị tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký kết điện tử,... Nhược điểm của biểu mẫu mã Excel là bắt buộc tích phù hợp với những công cụ văn minh đó.

Ngay cả cùng với những luật pháp phổ biến hơn hoàn toàn như đồng hồ, định kỳ biểu hay tin nhắn thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ khiến ra những lỗi không đúng bởi thao tác làm việc của nhỏ người

Tất cả các làm việc của con tín đồ trên biểu mẫu mã Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... đa số được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng mà không cung cấp được con tín đồ thì là thiếu thốn sót của công cụ.

Sai lầm vẫn còn xẩy ra thường xuyên hơn thế nữa khi không ít người dân cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc chú ý thấy tín đồ khác đang thao tác trên thuộc một đồ họa với mình, nhân viên của bạn đã có thể bị mất triệu tập và gây ra nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu vững mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có rất nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở buộc phải khổng lồ. Quan trọng giải quyết bằng cách cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói giải pháp khác, lúc doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, làm chủ nhân sự bằng biểu chủng loại Excel truyền thống cuội nguồn gần như thể không tưởng.

b. Phần mềm quản trị tin tức nhân sự socialgame.vn HRM là giải pháp bậc nhất để thay thế biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu hiểu những bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu mã nhân sự Excel kể trên, socialgame.vn.vn vừa mới qua đã cho trình làng một giải pháp thay thế tuyệt vời - Phần mềm thống trị thông tin nhân sự socialgame.vn HRM.

Phần mềm socialgame.vn HRM+ với những tính năng tuyển dụng, hội nhập, thống trị thông tin nhân sự toàn diện

socialgame.vn HRM bao gồm thể tự động hóa tạo ra các report chuyên sâu, giúp bạn gấp rút đưa ra ra quyết định nhân sự

Đâu là hồ hết chỉ số quan trọng cần thống kê lại trong quản trị nhân sự? số lượng nhân sự cùng workload của các phòng ban? Tổng số chi phí thuế buộc phải nộp? Tổng số tiền lương buộc phải trả toàn công ty? Số chi phí lương của nhà marketing? nấc lương vừa phải trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động hóa từ những dữ liệu sẵn có của công ty trên phần mềm, cùng hiển thị liền (real-time) trong mục báo cáo.

Như vậy, bất cứ lúc nào chúng ta cũng có thể nắm được thực trạng tổng quan lại về nhân sự trong doanh nghiệp để mang ra những quyết định đúng đắn.

*

Một phần giao diện các report được tạo tự động từ những thông tin nhân sự trên socialgame.vn HRM

socialgame.vn HRM có chức năng bảo mật chặt chẽ, chỉ fan được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một file Excel thuận tiện được chia sẻ ra ngoài; thì để truy vấn được vào khối hệ thống socialgame.vn HRM của doanh nghiệp, một người cần phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được chế tạo và kiểm soát bởi nhà doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ tất cả lãnh đạo cùng một vài chuyên viên nhân sự v.i.p mới gồm quyền sửa đổi dữ liệu toàn công ty, còn làm chủ chỉ gồm quyền xem (chứ không phải chỉnh sửa) tài liệu của cấp dưới thuộc cơ quan mình.

Đối với góc nhìn từ phía nhân viên, socialgame.vn.vn có cung ứng thêm một áp dụng khác để họ từ bỏ xem thông tin cá nhân và các dữ liệu thao tác khác của bản thân được tàng trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này mang tên socialgame.vn Me, nói một cách khác là Trang hồ sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không chỉ là bảo mật thông tin xuất sắc hơn, phần mềm của socialgame.vn còn đề cao tính minh bạch, đáp ứng nhu cầu mong muốn theo thông tin được biết của nhân viên trong những khi vẫn bảo đảm quyền kiểm soát và điều hành của doanh nghiệp.

socialgame.vn HRM được thiết kế theo phong cách chuyên nghiệp, dễ dàng sử dụng, tiện lợi bàn giao cho người quản lý khác

Phần mềm có chức năng lưu trữ tài liệu vô thuộc lớn, năng lực hiển thị cũng rộng gấp những lần so với một biểu mẫu mã Excel nên không tồn tại thông tin nào hệt như một “mã số bí ẩn” cả.

Ngay cả bối cảnh và phương pháp sắp xếp những trường thông tin cũng theo đúng quy chuẩn và logic, đảm bảo dễ dàng phát âm hiểu và áp dụng cho một người mới - nói cả là một trong những trưởng chống nhân sự giàu kinh nghiệm hay một nhân viên mới vẫn còn đấy “gà mờ”.

*

Một phần hình ảnh của Phần mềm quản lý thông tin nhân sự socialgame.vn HRM

socialgame.vn HRM có khả năng tích hợp phệ theo cả chiều rộng với chiều sâu

Trong bộ chiến thuật quản trị nhân sự toàn vẹn của socialgame.vn.vn còn nhiều phần mềm bổ ích khác: phần mềm onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm công bình nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản lí trị mục tiêu, quản lý tài sản,... ứng dụng HRM được tích hợp nghiêm ngặt với toàn bộ các phần mềm này - và cả những công cụ phía bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, bên trên socialgame.vn HRM, nhân sự A có thông tin mã chấm công là 072, e-mail nội cỗ là nguyenvana