Trộn thư(mail merge) vào Word 2013, là bí quyết làm hiệu quả nhất đối với cách truyền thống gõ nội dung từng thư mời, dễ sai sót, chạm mặt lỗi. Tuy vậy tính năng tương đối rất hữu dụng nhưng có không ít bạn chưa biết đến tính năng trộn thư này. Vì vậy, từ bây giờ mình sẽ hướng dẫn phương pháp trộn thư vào Word 2013 một biện pháp dễ dàng. Chúng ta hãy cùng shop chúng tôi theo dõi bài viết bên bên dưới nhé.

Bạn đang xem: Hướng dẫn trộn thư trong word 2013

Hướng dẫn biện pháp trộn thư vào Word 2013

1.Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge vào Word

Trộn thư hay có cách gọi khác là Mail Merge, là 1 trong tính năng tất cả sẵn trong Microsoft từ hầu hết phiên phiên bản rất lâu, trường đoản cú version 2003 cho version 2019. Tính năng này đã hỗ trợ cho các bước soạn thảo văn phiên bản để gửi thư mời được trở yêu cầu chanh chóng, máu kiệm thời hạn đáng kể, nạm vì cần nhập thủ công bằng tay mất không hề ít thời gian. Vị vậy, một vài bạn lúc đã nghe biết tính năng này vào word thì các bạn đó vô cùng thích sử dụng. Trong bài xích này, mình sẽ hướng dẫn thực hiện cách trộn thư vào word phiên phiên bản 2013.


2.Hướng dẫn giải pháp trộn thư vào word 2013.

Giả sử họ có chủng loại thư mời gồm những thông tin về: họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh như hình bên dưới.

cách trộn thư vào Word 2013

Và file tài liệu excel như sau:

*
cách trộn thư trong Word 2013

Cách thực hiện quá trình như sau:

Bước 1: Mở chủng loại thư mời, trên thanh Ribbon chúng ta chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard.

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 2: lộ diện hộp thoại Mail Merge sinh sống phía bên buộc phải Word, các các bạn sẽ có 5 chọn lựa như sau.

*
cách trộn thư vào Word 2013Letters: Thư, thư mờiEmail messenger: tin nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mục

Tùy vào nhu yếu sử dụng mà các bạn chọn hào kiệt tương ứng, thường gặp gỡ nhất vẫn là Letters (thư mời).

Tiếp theo các bạn nhấn Next: Starting Document nhằm tới bước tiếp theo.

Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ tất cả 3 chọn lựa như hình.

*
cách trộn thư vào Word 2013Use the current ducument: sử dụng văn phiên bản hiện tạiStart from a template: ban đầu 1 bản mẫuStart from existing document: bước đầu từ 1 văn phiên bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Như ở trên bọn họ đã có sẵn mẫu mã thư mời đề xuất sẽ lựa chọn Use the current ducument với nhấn lựa chọn Next: Select recipient.

Bước 4: Tiếp theo, bọn họ lựa chọn tài liệu đề chèn vào trong file Word theo từng hàng, và họ cũng gồm 3 lựa chọn.

*
cách trộn thư trong Word 2013Use an existing list: Sử dụng list có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: tạo nên danh sách mới

Thông thường thì họ đã chế tạo ra sẵn danh sách rồi với thường thực hiện file excel có tác dụng danh sách, chúng ta chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.

*
cách trộn thư vào Word 2013

Bước 5: vỏ hộp thoại Select table mở ra, chúng ta chọn đúng sheet chứa dữ liệu và dìm OK.

Xem thêm: 100+ Hình Nền Động Cho Điện Thoại Tuyệt Đẹp Nhất Cho Điện Thoại

*
cách trộn thư trong Word 2013

Bước 6: chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option họ cũng có 1 số lựa chọn.

*
cách trộn thư trong Word 2013Sort: bố trí lại dữ liệu khách mời theo trường làm sao đó, tùy vào các trường hợpFilter: thanh lọc ra hầu hết danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: search những tài liệu giống nhau để xóa điValidate adress: xác nhận địa chỉ

Thông thường họ sử dụng công dụng sort, kế tiếp là filter nhằm lọc lại tài liệu cần thiết.

Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu, chỉ mời các khách nam nữ là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

cách trộn thư trong Word 2013

Chúng ta vẫn thử coi kết quả, nếu vừa ý nhấn OK, còn nếu như bạn không mong mỏi lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và quay lại danh sách khoác định ban đầu.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 8: liên tục nhấn Next: Write your letter.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 9: Tại cách này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý.

cách trộn thư vào Word 2013

Cụ thể, chúng ta nhấn con trỏ con chuột vào vị trí bắt buộc chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng, rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

cách trộn thư trong Word 2013

Bước 10: sau khi chèn hết chúng ta sẽ gồm dạng như sau, đồng thời dìm Next: Preview your letter để Word ban đầu trộn thư.

cách trộn thư vào Word 2013

Bước 11: sau khoản thời gian trộn thư xong, bạn cũng có thể xem trước kết quả bằng phương pháp click vào các mũi thương hiệu trước sau để xem kết quả. Nếu toàn bộ đã chính xác, các bạn nhấn Next: Complete the merge.

cách trộn thư trong Word 2013

Bước 12: Cuối cùng, bọn họ đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, các chúng ta cũng có thể chọn 2 sàng lọc sau.

Print: In toàn bộ các thư mời sẽ trộn raEdit individual letters: sửa đổi thêm thông tin cá nhân

Lưu ý: Trong tệp tin Excel chỉ nên chứa nội dung yêu cầu trộn, vào dòng thứ nhất trong Excel, chỉ có chứa tiêu đề những trường không chứa mẫu trống phía bên trên để câu hỏi trộn thư diễn ra tác dụng hơn. Tùy từng nhu cầu, các bạn cũng có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại những thông tin làm thế nào để cho chính xác.

Như vậy, tôi đã hướng dẫn xong xuôi cách trộn thư trong word 2013. Hy vọng, với bài viết này vẫn giúp các bạn làm việc tác dụng hơn, tiết kiệm thời hơn trong quá trình của mình. Nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc nào thì nên để bình luận phía dưới nhé.