Việc cai quản công văn, hợp đồng, văn bạn dạng trong các đơn vị hành chính, những công ty là hết sức quan trọng. Làm chủ tốt vẫn giúp bọn họ làm bài toán hiệu quả, tiết kiệm chi phí thời gian, kiêng nhầm lẫn, không đúng sót, bảo đảm được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các sự việc phát sinh được xuất sắc hơn. Mặc dù hầu hết bọn họ không gồm sẵn ứng dụng quản lý các bước này, mà nên tự làm chủ bằng Excel. Tiếp sau đây Học Excel Online đang hướng dẫn các bạn cách làm chủ công văn, hợpđồng trênExcel. Chúng ta cùng tò mò nhé:

1. Những công việc cần làmđể quản lý công văn, hợpđồng

Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi tầm thường là văn phiên bản trong doanh nghiệp, cơ quan rất có thể chia có tác dụng 3 một số loại chính:

Công vănđến:Đối tượng từ phía bên ngoài gửi văn bạn dạng tới cho cái đó tađể làm việcCông vănđi: họ gửi văn phiên bản chođối tượng bên ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, cácđối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vàođặc trưng của những loại văn bạn dạng này, nên xác địnhđược quy trình, trình tự cai quản lý, bao hàm các thủ tục:

Tiếp nhận, biên soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký,đóng dấu, gửi thư, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách thực hiện trênExcel

Bước 1: tạo quy trình, sơđồ quản lí lý.

Bạn đang xem: Lưu trữ hồ sơ bằng excel

Đang xem: tàng trữ hồ sơ bởi excel

Việc lập sơđồ đã giúp bọn họ xácđịnhđược trình trường đoản cú thực hiện, máy tự tiến hành các công việc và thời hạn thực hiện. địa thế căn cứ vào sơđồ bọn họ sẽ biếtđược công việcđang giải pháp xử lý tớiđâu, lúc nào hoàn thành, tàng trữ văn bảnởđâu.


Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người tiêu dùng cần quản ngại lý

Trong công việc này họ làm việc với vô cùng nhiềuđối tượng:

Bên bên cạnh doanh nghiệp, cơ quan: đối tượngban hành công vănđến, đối tượng người tiêu dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai làđối tác ký kết hợpđồngBên vào doanh nghiệp, cơ quan: những phòng ban, những nhân viên

Để làm chủ tốt thì bọn họ cần theo dõi cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trênExcel

Danh sách rất có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:


*

Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người dùng cần quản ngại lý

Bước 3: Mở những sổ thống trị công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ

Mở những sổ quản lý công vănđến, công vănđi, văn bạn dạng nội bộ. Từng sổ mở trên 1 Sheet

Khi bao gồm phát sinh liên quan tới một số loại văn phiên bản nào thì họ sẽ triển khai ghi sổ cho các loại văn bảnđó.


Tùy theo yêu cầu quản lý,đối tượng yêu cầu theo dõi mà họ sẽ xácđịnhđược các chỉ tiêu, những tiêuđề cho những cột tài liệu trong bảng.

Ví dụ: chủng loại sổ thống trị công vănđi vẫn có cấu tạo như sau:


*

Mở các sổ làm chủ công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ.

Xem thêm: Phím Tắt Chụp Màn Hình Android 10, Cách Chụp Màn Hình Trên Android 10

Trong mẫu mã sổ này có thể thực hiện tại một số công dụng sau:

Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp chúng ta thiết lậpđượcđiều khiếu nại nhập tài liệu vào trong Sổ, tránh đông đảo lỗi không nên sót trong quy trình nhập dữ liệu, giúp họ quản lý dữ liệu chính xác, không cần bận tâm việc yêu cầu sửa lỗi trong quy trình nhập.

Ví dụ như sau:


*

Lập sổ thống trị công văn đến


Với mỗi trạng thái của Công vănđến, bọn họ sẽ gồm thể thiết lập trong tính năng Conditional formattingđểtựđộng thông báo công văn nàođang xử lý, công văn nào không xử lýđể chúng ta cũng có thể có kế hoạch cho những câu hỏi này.

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư giỏi số hợpđồng là do thành phần quản lý văn thư, hành chính tự quyđịnh. Tuy nhiênđể thống nhấtđược văn bản này thì bọn họ cần xây dựng bí quyết tính tựđộng, thống độc nhất trong toàn thể Sổ thống trị công văn, hợpđồng.

Công thức thường áp dụng là:

Các hàm khác tương quan tớiđịnh dạng, ghép nối chuỗiđể rất có thể rađược mã theoý muốn.

Trênđây là các nội dung bao gồm những quá trình cần thực hện khi họ muốn làm chủ văn bản, hợpđồng, công văn sách vở trongExcel.