Việc quản lý công văn hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp luôn là vấn đề đặc trưng quan trọng. Với số lượng công văn các hàng ngày, làm sao để bọn họ lưu trữ tốt, bảo vệ không nhầm lẫn, sai sót? Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy để cửa hàng chúng tôi hướng dẫn chúng ta cách sử dụng tải phần mềm làm chủ công văn bằng Excel miễn giá thành cực kết quả và máu kiệm thời gian nhé!

Những quá trình cần thực hiện để thống trị tốt công văn

Là trong những loại sách vở có giá trị của doanh nghiệp, công văn rất cần phải sắp xếp, quản lý một cách khoa học với logic. Phụ thuộc các loại văn bản phổ biến đổi hiện nay, ta rất có thể tạm phân chia công văn ra làm cho 3 loại chủ yếu như sau:

*
Một chủng loại công văn hay gặpCông văn đến: những doanh nghiệp, cá nhân bên ngoài gửi văn bản tới để yêu ước làm việcCông văn đi: Là công văn ta giữ hộ cho đối tác để yêu thương cầu, đề xuất hợp tácVăn bạn dạng nội bộ: giữ hành bên trong công ty, chỉ thực hiện cho các đối tượng người sử dụng ở phía bên trong cơ quan

Với mỗi một số loại văn bản, bọn họ sẽ có các quy trình cai quản riêng. Mặc dù nhiên, mặc dù cho là loại công văn nào thì vẫn cần thỏa mãn nhu cầu đầy đủ quá trình sau:

Tiếp nhận công văn, thực hiện soạn thảo cùng ban hànhLưu chuyển, cam kết kết, đóng dấu cùng bàn giaoLưu trữ, sao lưu, đựng giữ

Cách mua phần mềm thống trị công văn bằng Excel miễn phí

Hiện chưa có một phần mềm chuyên được dùng nào có công dụng giúp bạn quản lý công văn. Dù vậy, chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng Excel- bộ cách thức văn phòng phổ biến, hữu ích để thực hiện nhanh chóng công việc này. Cùng với giao diện đơn giản, đa công dụng và luôn thể lợi, chắc chắn rằng Excel vẫn là cách thức quản lý hiệu quả.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng excel

*
Phần mượt Excel

Nếu sản phẩm công nghệ tính của khách hàng chưa được cài đặt phần mềm này, hãy đọc ngay link download. Hầu hết các đơn vị chức năng công ty, doanh nghiệp hiện giờ đều sẽ sử dụng Excel bản quyền. Tuy nhiên, các bạn hoàn toàn rất có thể crack nhằm thực hiện các bước miễn phí.

Hướng dẫn thực hiện phần mềm thống trị công văn bởi Excel

Nếu chúng ta đang thao tác làm việc trong nghành tài chính, kế toán, hãy nuốm chắc công việc sử dụng Excel như sau:

Bước 1: kiến tạo sơ đồ dùng và tiến trình quản lý

Để quản lý tốt công văn, bọn họ cần xác minh được mỗi bước quy trình, thiết bị tự và thời gian thực hiện. Dựa vào sơ đồ nhưng ta nắm bắt được các bước của mình đang được xử lý tới cách nào, bao giờ thì cần xong xuôi và phải tàng trữ văn bản ở đâu.

Xem thêm: Hoi Doc Than Vui Tinh - Hội Những Người Độc Thân Vui Vẻ!

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người tiêu dùng phải quản lý

Xác định các đối tượng người sử dụng cần đề nghị làm việc, bao hàm những mục như sau:

Đối tượng bên phía ngoài doanh nghiệp: người phát hành công văn đến, fan nhận công văn đi, những cá nhân, tổ chức đối tác làm ăn, tởm doanhBên trong doanh nghiệp: phòng ban, nhân viên, ban quản lí trị

Các đối tượng người sử dụng trên sẽ rất cần phải theo dõi bằng một list nhất định để bảo đảm an toàn không bị trùng lặp, cũng tương tự không xẩy ra sai sót trong tổng thể quá trình nhập liệu Excel.

Ví dụ về cách thức tổ chức trên 1 sheet Excel:

*
Danh mục đối tượng Excel

Bước 3: Mở sổ quản lý từng công văn

Bạn cần tiến hành mở từng sổ thống trị cho từng các loại công văn. Ví dụ như công văn đến, công văn đi, khối hệ thống văn bản nội bộKhi có ngẫu nhiên phát sinh cho các loại văn bản nào, bạn phải ghi chép ngay mau chóng vào sổ đựng văn bản đóXác định các chỉ tiêu, tiêu đề, tiêu chí cho từng cột dữ liệuTrong sổ cai quản công văn, bạn cũng có thể thực hiện tại các công dụng Data Validation:Data Validation hỗ trợ tạo danh sách cho những cột: một số loại văn bản, tín đồ ký, đơn vị bán hàng, đơn vị nhận, khu vực sao lưuThiết lập hình thức nhập dữ liệu dạng Ngày vào cột Ngày ký và Ngày gửiSử dụng Data Validation giúp bạn dùng tùy chỉnh điều kiện nhập liệu, tránh sai sót khi gõ tài liệu và bảo vệ thông tin bao gồm xác, không yêu cầu sửa lỗi những lầnNgoài ra, chức năng Conditional Formatting cũng rất quan trọng cho việc theo dõi chứng trạng của công văn, vừa lòng đồng. Cùng với mỗi chứng trạng khác nhau, chúng ta có thể thiết lập trạng thái tự động hóa thông báo để sở hữu kế hoạch xử lý kịp thời

Bước 4: Xây dựng bí quyết tính mã văn thư

Công thức hay được áp dụng:

Vlookup: tham chiếu loại văn bản, từng văn phiên bản đánh số thiết bị tự khác nhauCountif: đếm số lần mở ra văn bản trong sổCác hàm không giống sẽ dùng để định dạng, ghép nối chuỗi thành một mã như ý muốn

Để bao gồm thể làm chủ công văn rất tốt thì cần thực hiện các phần mềm thống kê được rõ ràng các tin tức cần thiết. Một vài phần mượt còn hoàn toàn có thể thống kê được công văn đi với đến trong ngày cũng như cung cấp ngay mau lẹ công văn kia đến người sử dụng chỉ với 1 click chuột.

Trên đây là tổng thể những tin tức bạn cần tham khảo về phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí. Hy vọng nội dung bài viết đã góp ích mang đến bạn. Đừng quên quan sát và theo dõi website của công ty chúng tôi để update các ứng dụng mới nhất bây chừ nhé!