Quản lý kho được xem “xương sống” trực tiếp tác động đến mọi buổi giao lưu của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng hàng hóa không quá lớn thường cai quản kho vật dụng tư bởi Excel để về tối ưu chi phí. Mặc dù việc sử dụng Excel để làm chủ kho yên cầu các kĩ năng nhanh nhạy và bao gồm xác. Trong bài viết dưới đây, socialgame.vn đang hướng dẫn chúng ta cách quản lý kho bằng Excel và mang đến các mẹo hữu ích trong bài toán xây dựng và thực hiện file Excel thống trị kho đối kháng giản.

Bạn đang xem: Quản lý hàng tồn kho trong excel


Những hàm thiết yếu được sử dụng trong Excel để làm chủ khoCác mẹo khi cai quản kho hàng bằng Excel hoặc Google SheetsƯu với nhược điểm của việc thống trị kho bởi Excel/Google SheetsNhững nguyên nhân bạn buộc phải chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệpGiới thiệu ứng dụng socialgame.vn và Module thống trị kho

File Excel cai quản kho

Mỗi hàng hóa lại tất cả các đặc điểm khác nhau, tất cả loại thống trị theo seri/Imei, có loại làm chủ theo lô date, tất cả loại lại quản lý theo thành phần,..Hãy bảo đảm rằng, bạn đã có trong tay file thống trị kho Excel phù hợp với sản phẩm mà nhiều người đang kinh doanh, tránh tình trạng bán hàng công nghệ lại cài đặt file cai quản kho hàng thời trang, thực phẩm.

Bạn hoàn toàn có thể tải mẫu file excel thống trị kho tổng thể và thêm bớt những hàng cột sao cho cân xứng với mặt hàng mà chúng ta kinh doanh. Chẳng hạn, với những loại mỹ phẩm có hạn sử dụng, bạn có thể bổ sung thêm cột lô date từ đó để nhận ra được lô hàng này còn có hạn sử dụng đến bao giờ. Với mặt hàng seri/imei, chúng ta hãy bổ sung cập nhật thêm cột serie/imei để sở hữu thể quản lý lượng sản phẩm tồn kho bằng mã imei chính xác.


*

Trong file Excel thống trị kho này các bạn cần các trường tin tức sau:

Xuất khoNhập khoTồn kho

Tuy nhiên, cần để ý rằng, Excel là giải pháp cai quản kho đối kháng giản, dó kia nó không phù hợp để làm chủ lượng sản phẩm & hàng hóa lớn với hàng trăm ngàn cột thông tin. Nếu thống trị lượng hàng hóa lớn như vậy bằng Excel, bạn có thể mất những thời gian thống kê giám sát đồng thời rất cạnh tranh theo dõi với cập nhật.

Quản lý mặt hàng tồn kho bằng Excel là giữa những cách giúp chủ nhân cửa hàng nhỏ quản lý sản phẩm & hàng hóa một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Đây là phương pháp được các chủ siêu thị sử dụng để kiểm soát và điều hành số lượng sản phẩm tồn kho.

Những hàm chính được sử dụng trong Excel để quản lý kho

Một điều rất là quan trọng để bạn thực hiện file excel cai quản kho một cách thuận lợi nhất kia là nên nắm được những kỹ năng cơ bạn dạng về excel. KiotViet sẽ chia sẻ một số hàm cơ phiên bản để bạn làm việc xử lý những dữ liệu cấp tốc nhất.

Hàm search kiếm


*

Hàm search kiếm là hàm được sử dụng thường xuyên so với các nhân viên kế toán kho. Hàm tra cứu kiếm dùng làm tìm kiếm trả về tên solo hàng, mã hãng,… tuyệt các thông số kỹ thuật về khách hàng, người tiêu dùng hàng,… Hàm kiếm tìm kiếm gồm hàm VLOOKUP với HLOOKUP.

Trong đó, hàm VLOOKUP giúp tìm kiếm với tham chiếu đến các dữ liệu dạng cột.

Công thức: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,)

Hàm HLOOKUP giúp họ tìm kiếm cực hiếm ở hàng ngang.

Công thức: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,)

Hàm đk IF

Hàm điều kiện IF là hàm cũng thường dùng trong kế toán kho. Hàm IF trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng cùng trả về quý giá 2 nếu đk sai. Hàm IF hay được dùng để lập bảng biểu thống trị hàng hóa xuất nhập.

Công thức: IF(logical_test,,)

Hàm tổng có đk SUMIF

Hàm SUMIF dùng để tính tổng, so với một nhân viên cấp dưới kế toán kho thì đây là hàm được sử dụng nhiều nhất. Hàm sẽ trả về giá tổng của những ô nên tính. Tuy nhiên, tổng này phải vừa lòng được những vùng đk đã gửi ra.

Công thức: SUMIF(range,criteria,)

Hàm LEFT

Trong Excel, hàm LEFT được sử dụng nhằm mục đích mục đích lấy những ký trường đoản cú phía phía trái của một chuỗi văn bản.

Công thức: LEFT(ô đựng chuỗi phải lấy, số cam kết tự ước ao lấy)

Hàm LEN

Hàm LEN được áp dụng để đếm tổng số ký tự.

Công thức: LEN(ô chứa chuỗi phải đếm)

Ngoài ra, hàm LEN cũng có tác dụng đếm tổng chữ số, chữ cái và khoảng chừng trắng.

Hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL được sử dụng với mục đích đo lường một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu. Tùy thuộc vào những phép tính mà fan sử dụng hoàn toàn có thể chọn vào đối số.

Công thức: SUBTOTAL(Đối số buộc phải tính)

Quản lý kho cùng với Google Sheets


*

Quản lý kho bằng Google Sheets giỏi Google Drive mang lại cho mình lợi ích lớn nhất đó là nó chất nhận được nhiều tín đồ cùng nhập dữ liệu được. Dưới đó là cách làm chủ kho bởi Google Sheets:

Bước 1: tạo ra file quản lý kho trực tiếp trên top mạng tìm kiếm google Sheets hoặc cài đặt lên tệp tin mẫu có sẵn

– sản xuất file thống trị kho hàng trực tiếp trên top mạng tìm kiếm google Sheet:

Sau lúc click thì Google Sheets sẽ tự động hóa tạo 1 tệp tin Excel bắt đầu tính trên trình cẩn thận của bạn

– sở hữu lên file mẫu mã đã tất cả sẵn lên google sheets

Sau kia click vào nút “Mới”Tiếp đến, nhấn vào “Tải tệp lên”, khi cửa sổ chọn file hiện lên, bạn chỉ cần chọn tệp tin rồi sở hữu lên là xong

Bước 2: chia sẻ cho nhiều người và sửa đổi quyền tróc nã cập

Bước 2: click chuột phải vào file bắt buộc chia sẻBước 3: dấn nút “Chia sẻ”Bước 4: Khi hành lang cửa số hiện lên, bạn hãy nhập địa e-mail của fan được phân quyền và lựa chọn quyền chỉ được coi như (View-only) tốt được sửa đổi (Edit) hoặc phản hồi (Comment)Bước 5: thừa nhận “Xong” nhằm hoàn tất bài toán phân quyền người tiêu dùng bằng google sheet

Bước 3: Khai báo danh mục, nhập liệu cùng xem báo cáo

Khi đã bao gồm file làm chủ kho với hoàn tất vấn đề phân quyền cho người truy cập, bây giờ chúng ta cũng có thể tiến hành nhập liệu và làm chủ kho bằng những hàm giám sát và đo lường mà cửa hàng chúng tôi đã đề cập mặt trên.

Các mẹo khi làm chủ kho hàng bởi Excel hoặc Google Sheets


*

Excel là lựa chọn sửa chữa thay thế cho những phần mềm cai quản kho, phù hợp với những doanh nghiệp có con số hàng hóa không thực sự lớn. Cùng với bộ quy định và tính năng đơn giản, excel giúp những doanh nghiệp quản lý tồn kho cùng với mức túi tiền phải chăng và thao tác vô cùng 1-1 giản. Dưới đây là các mẹo để chúng ta cũng có thể quản lý kho bằng Excel đơn giản và hiệu quả.

Tránh các lỗi vị kiểm kê Excel

Một một trong những lý do khiến cho các công ty lớn không áp dụng Excel để cai quản kho chính là vì giải pháp này liên tục mắc lỗi. Trên thực tế rất cực nhọc để kiếm tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi ở bảng tính và tài liệu cứng, trừ khi chúng ta biết đúng mực các lỗi này bắt nguồn từ đâu cùng tìm kiếm chúng. Cách duy nhất để tránh tình trạng lỗi bên trên excel là tự reviews và kiểm tra từng ngày nhằm sút thiểu những sai sót.

Cập nhật tức thì lập tức

Để tránh các sự nạm đáng tiếc, nhà thống trị cần đảm bảo bất cứ nhân viên nào triển khai xử lý đơn hàng đều phải update dữ liệu trên excel ngay lập tức lập tức. Excel chưa phải là giải pháp làm chủ kho theo thời hạn thực, bởi vậy số liệu và các giá trị tồn kho trên thực tế thường không gần cạnh với số liệu trên bảng tính. Nhà quản lý cần yêu cầu thường xuyên update dữ liệu về mặt hàng tồn kho thực tiễn để bảo đảm an toàn có đủ số lượng hàng hóa hỗ trợ ra thị trường.

Thường xuyên tích hợp dữ liệu


*

Hàng tháng, các doanh nghiệp nên dành thời hạn tích vừa lòng và cập nhật lại tài liệu để chế tạo biểu thứ phác thảo số lượng hàng hóa đẩy ra theo từng kỳ. Quá trình này đề nghị được thực hiện hàng tháng, sản phẩm quý, quan trọng đặc biệt vào các thời gian cao điểm như lễ tết hoặc bao gồm chương trình khuyến mãi. Giữa những hạn chế to của Excel đó là không thể gửi ra report và phân tích theo thời gian. Tuy nhiên, nếu người tiêu dùng dành thời hạn để tích hợp tài liệu vào bảng tổng vừa lòng thì vụ việc sẽ được dễ dãi giải quyết. Vấn đề này mặc dù tốn thời hạn nhưng lại mang đến tác dụng khá khả quan, giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể theo dõi và đo lường và tính toán doanh số bán hàng theo từng giai đoạn.

Xem thêm: Bí Kíp Tự【Học Viết Thư Pháp】Chuyên Nghiệp Ngay Tại Nhà, Dạy Thư Pháp Online Có Hiệu Quả Không

Đánh giá chỉ dữ liệu

Quản lý kho bởi Excel miễn phí giúp doanh nghiệp rất có thể theo dõi không gian kho hàng. Mặc dù nhiên, để nguyên tắc này có đến kết quả cao nhất, nhà làm chủ cần đảm bảo theo dõi kho và thống kê giám sát một giải pháp hợp lý. Vấn đề xem xét kỹ lưỡng các số liệu mà nhiều người đang sử dụng trong đo lường và thống kê sẽ bảo đảm an toàn mang đến các thông tin chính xác, hạn chế những sai sót và giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian.

Kiểm kê và đánh giá tổng quan

Quản lý kho bằng Excel cần nhân lực để nhập dữ liệu, hoặc công ty cần liên kết máy quét mã vạch với hệ thống bảng tính. Nói cách khác rằng ko phải tất cả các chuyển động trên Excel hồ hết được auto hóa. Cũng chính vì vậy, áp dụng Excel hay dẫn đến những rủi ro vì trong quá trình nhập liệu mắc lỗi hoặc do người sử dụng sắp xếp lại vô số lần, hay bởi mức lợi nhuận bị đánh giá quá cao hoặc thừa thấp. Điều này xảy ra hoàn toàn có thể khiến vượt trình thống trị kho của người sử dụng bị gián đoạn, thậm chí xẩy ra sự cố. Cũng chính vì vậy, nhà cai quản cần đề nghị theo dõi hầu hết thứ và soát sổ lại số liệu từng ngày.

Ưu với nhược điểm của việc quản lý kho bởi Excel/Google Sheets


Quản lý kho bởi file Excel có một số trong những ưu điểm yếu kém như sau:

Ưu điểm

Thao tác rất dễ dàng và dễ sử dụngTính phổ thông cao, có thể tải và sử dụng miễn phí, từ này sẽ tiết kiệm ngân sách chi tiêu sử dụngCó thể dữ thế chủ động thêm bớt dữ liệuThích hợp với các công ty lớn vừa và nhỏ tuổi với quá trình quản lý bán hàng đơn giản

Nhược điểm

Dữ liệu ko được bảo mật, tác động đến các thông tin đặc biệt quan trọng của doanh nghiệpChỉ phù hợp xử lý lúc có dung tích nhỏ. Khi những nghiệp vụ tạo thêm tốc độ cách xử trí dữ liệu bị chậm trễ điKhông cung ứng thống kê số liệu và report chi tiếtExcel thống trị kho đối kháng giản, chỉ cho một người làm việc trên một bảng tính. Doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm lực lượng lao động và thời gianKhông thể lập hóa đơn, trường đoản cú đó tiêu giảm việc links với những thiết bị buôn bán hàngNhập liệu một bí quyết thủ công, mất thời gian và dễ sai sótQuản lý công nợ với khách hàng và nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫnKhông thường xuyên xuyên cập nhật số liệu với các bộ phận khác

Với các doanh nghiệp lớn có khá nhiều số liệu, nghiệp vụ bán sản phẩm phức tạp và con số hàng hóa, người tiêu dùng nhiều, thì excel rất cạnh tranh đáp ứng. Người làm chủ sẽ cạnh tranh theo dõi bởi tin tức rời rạc. Điều này dẫn cho không thể tiến hành được việc link số liệu để xây dựng báo cáo chi tiết.

Những tại sao bạn đề xuất chuyển sang thực hiện phần mềm làm chủ kho chuyên nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp đỡ doanh nghiệp tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian, giá cả và đem về rất nhiều ích lợi khác nữa.

Tiết kiệm mối cung cấp nhân lực


Chi giá thành về nhân sự hết sức tốn yếu khi tất cả một trọng lượng lớn các sản phẩm cần cai quản vì lúc ấy, công ty lớn cần không hề ít nhân viên thao tác làm việc tại kho. Giả dụ sử dụng những phần mềm cai quản kho chăm nghiệp, các công ty chắc hẳn rằng sẽ cắt sút được tối nhiều phần lượng nhân viên; mặt khác tạo điều kiện cho việc làm chủ nhân sự trở nên thuận tiện và hiệu quả.

Quản lý đúng đắn số lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng những phần mềm làm chủ kho hàng, ngoài bài toán tối ưu hóa vận động lưu kho, tận dụng buổi tối đa không gian lưu trữ vào kho thì còn khiến cho doanh nghiệp thống trị số lượng hàng tồn kho vô cùng chính xác dựa vào các thông tin về chủng loại mã, số lô, quy cách, hạn sử dụng,…

Việc luôn luôn nắm chắc con số sản phẩm, số loại mặt hàng để giúp đỡ công ty luôn đáp ứng đầy đủ nhu ước của khách hàng hàng. Rộng nữa, cùng với phần mềm quản lý kho chăm nghiệp, nhà thống trị sẽ bao gồm cái nhìn trọn vẹn nhất về lượng hàng tồn ở tất cả các kho, từ đó giúp giảm tồn kho đến hơn cả tối thiểu, tránh vấn đề ứ ứ vốn vậy định.

Quản lý cụ thể và định mức từng các loại mặt hàng

Các phần mềm làm chủ kho hàng hiện giờ đều gồm hỗ trợ cai quản các sản phẩm trong kho theo rất nhiều đơn vị đo lường và tính toán khác nhau (m, cm, tấn, tạ, yến, kg, thùng, bao, chai, lọ,…), nhờ kia việc làm chủ một cách đúng mực định mức hàng hóa trong kho trở nên đơn giản và lập cập hơn bao giờ hết.


Chẳng hạn, vào kho vật tư của một công ty sản xuất và bày bán thuốc với vật dụng y tế: có 100 thùng thuốc Panadol, 150 vỏ hộp thuốc Bionic. Những thông số kỹ thuật này sẽ đầy đủ được thống trị một cách dễ dãi trên phần mềm thống trị kho.

Ngoài ra, khi link với các phần mềm kế toán thì phần mềm cai quản kho còn rất có thể hỗ trợ việc tính toán lượng nguyên liệu, đồ gia dụng tư trước lúc đưa vào sản xuất, tính toán ngân sách sản phẩm, tính định mức vật liệu cho một sản phẩm cụ thể.

Cung cấp report chi tiết tức thì

Hiện nay, các phần mềm làm chủ kho đều có khả năng lập report với câu chữ và bề ngoài theo nhu cầu của bạn dùng, dựa trên các dữ liệu được cập nhật liên tục trên phần mềm. Các report có thể được miêu tả dưới bề ngoài sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ để biểu diễn những thông số, tài liệu trong báo cáo từ đó mang tới cái nhìn sinh động, trực quan liêu nhất cho người xem.

Ngoài ra, nhân viên cấp dưới kế toán kho hoàn toàn hoàn toàn có thể xuất report ra tệp tin excel dễ dàng.

Đảm bảo an toàn thông tin nhờ tuấn kiệt phân quyền mạnh mẽ

Các phần mềm thống trị kho có tác dụng phân quyền cho nhân viên cấp dưới theo chức vụ, quyền lợi và nghĩa vụ của họ trong doanh nghiệp. Tức là không phải ai ai cũng được cấp quyền truy vấn vào toàn bộ các module, hoặc rất có thể bị giới hạn làm việc với dữ liệu, có những dữ liệu, nhân viên cấp dưới chỉ rất có thể xem nhưng lại không sửa hoặc xóa được.

Giới thiệu phần mềm socialgame.vn cùng Module làm chủ kho

Về socialgame.vn


socialgame.vn là 1 phần mềm hoạch định mối cung cấp lực công ty lớn được xây dựng dựa trên Odoo – ứng dụng ERP phổ biến hàng đầu thế giới với nhiều ưu điểm vượt trội. socialgame.vn được cách tân và phát triển với hơn 30 phân hệ cốt lõi, 1000 ứng dụng tùy chỉnh cấu hình linh hoạt với mạng lưới lên đến 4.5 triệu người dùng trên toàn vắt giới.

Ưu điểm của socialgame.vn

– phương án toàn diện

socialgame.vn hỗ trợ đầy đầy đủ các chiến thuật quản trị cho một doanh nghiệp. Toàn bộ các vận dụng và module này được tích hợp đồng điệu trên cùng một hệ thống.

– túi tiền triển khai thấp

Dựa trên nền tảng mã nguồn mở (Open source), socialgame.vn có thể chấp nhận được các doanh nghiệp thực hiện với chi phí ban sơ tương đối thấp, thậm chí thấp hơn những so với giải pháp ERP khác.

– căn cơ dễ mở rộng

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng tích phù hợp thêm ứng dụng của mặt thứ 3 (chẳng hạn: thương mại dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…), đồng thời thiết lập ứng dụng sẵn bao gồm hoặc thêm người tiêu dùng mới.

– hình ảnh dễ sử dụng

Với bối cảnh kéo thả cân xứng với website và những thiết bị di động, socialgame.vn giúp người tiêu dùng quản lý các bước một cách tác dụng và mau lẹ hơn.

Module làm chủ kho của socialgame.vn

Hiện nay, việc thực hiện phần mềm thống trị hoạch định mối cung cấp lực công ty (ERP), điển ngoài ra Inventory socialgame.vn để quản lý các vận động kế toán kho sẽ trở nên phổ biến với những doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

Được gây ra dựa trên gốc rễ Odoo ERP mặt hàng đầu, socialgame.vn với module Inventory được không ít doanh nghiệp tin cẩn và sử dụng nhờ phần nhiều tính năng nổi bật sau đây:

Quản lý hàng tồn kho kép, được cho phép người sử dụng có thể truy xuất nguồn gốc một cách khá đầy đủ từ nhà cung cấp đến khách hàng hàng. Toàn bộ mọi tài liệu đều được tổng hợp với cập tuyệt nhất theo cài đặt của fan sử dụng.Cho phép gói gọn và đi lại những giao dịch có hoặc không tồn tại mã vén (QR code, barcode), chuẩn bị đơn đặt hàng theo tính khả dụng của sản phẩm.Quản lý tất cả kho mặt hàng trên cùng một hệ thống và sử dụng những quy tắc đáp ứng giữa các kho.Sử dụng thiết bị quét mã vạch mang đến mọi vận động kiểm kê từ sản phẩm tồn kho, lô hàng mang đến đơn mua hàng đóng gói, v.v.Kiểm soát thời gian xử lý vận dụng công nghệ tự động hóa hóa các giao dịch hàng tồn kho, nâng cấp tính phân biệt trong các chuyển động sản xuất khiếp doanh.Hỗ trợ các sản phẩm có đặc tính khác nhau: thành phầm vật lý, mặt hàng tiêu dùng, thành phầm kỹ thuật số và dịch vụ. Bạn sử dụng hoàn toàn có thể thêm các tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.Sử dụng điểm đặt hàng và RFQ auto hỗ trợ buổi giao lưu của chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.Hệ thống thống trị kho socialgame.vn hỗ trợ FIFO (Hàng nhập trước buôn bán trước), giá bán trung bình cùng giá tiêu chuẩn chỉnh cho các cách thức tính giá thành sản phẩm.

Lời kết

Có thể nói excel làm chủ kho là chiến thuật tối ưu giành riêng cho các cửa hàng và doanh nghiệp lớn nhỏ. Tuy vậy quy mô hoạt động phát triển, các doanh nghiệp sẽ yêu cầu đến phần mềm cai quản kho chuyên sử dụng để giúp tự động hóa các quy trình nhập và xử lý dữ liệu. Hy vọng nội dung bài viết này đã sở hữu lại cho bạn những tin tức hữu ích. Nếu còn ngẫu nhiên câu hỏi nào, hãy nhằm lại bình luận dưới bài viết này để socialgame.vn hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn mau lẹ nhé!