Quản lý làm hồ sơ nhân sự vẫn là một khâu đặc biệt trong mọi hoạt động doanh nghiệp, bởi vì nó không chỉ giúp nhà làm chủ nắm bắt rõ được thông tin cá thể của nhân sự, nhưng còn có thể giải quyết tác dụng các sự việc phát sinh trong quá trình làm việc. Bởi vậy, mỗi tổ chức triển khai cần trang bị hệ thống làm chủ hồ sơ nhân sự ngặt nghèo để bảo đảm an toàn sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp.

Bạn đang xem: Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel


Cách giữ hồ sơ nhân sựGiải pháp cho cai quản hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.03 Phần mềm thống trị hồ sơ nhân sự rất được yêu thích nhất ngơi nghỉ Việt Nam
*

Hiểu một cách đơn giản, hồ sơ nhân sự sẽ bao hàm những tin tức về cá thể lao cồn như: sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, vừa lòng đồng làm việc, bảng lương, chi phí lương… Những nhu cầu về việc lưu trữ thông tin cho những mục tiêu sử dụng, khai thác khác nhau khi cần khiến cho hoạt động thống trị hồ sơ nhân sự trở thành một trong những phần thiết yếu hèn của mỗi công ty. Vào đó, những lý do căn bạn dạng và chủ yếu thống độc nhất vô nhị thường được kể tới là:

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự vốn là việc bắt buộc theo Luật vn và bất kể doanh nghiệp nào cũng phải tráng lệ và trang nghiêm chấp hành theo.Việc thống trị hồ sơ hiệu quả sẽ giúp bạn thống trị tốt nhân sự làm việc trong doanh nghiệp, góp thêm phần vào việc phát triển công ty.Dễ dàng gửi ra thực hiện để giải quyết và xử lý những sự việc liên quan liêu tới bạn lao đụng nếu không may xảy ra bất trắc.

Và đang tùy vào nhiều loại hồ sơ cũng như tính chất đặc biệt quan trọng của nó mà sẽ tiến hành lưu trữ trong ngắn hạn hoặc được lưu trữ vĩnh viễn cũng giống như sẽ được áp dụng cho những mục đích khác nhau.

Cách lưu hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ sự là một trong những việc không còn đơn giản. Để có thể cất trữ lâu dài tương tự như dễ dàng khai quật sử dụng, việc lưu trữ phải được thực hiện một phương pháp thông minh và theo trình tự khoa học. Sau đây socialgame.vn sẽ lý giải bạn công việc cụ thể để lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Phân loại hồ sơ


*

Hồ sơ thường thì sẽ được phân nhiều loại thành những nhóm như:

Đơn xin việc, CVThông tin hồ sơ nhân viênBảng lương cùng quyền lợiChứng chỉ, bởi cấp và thông tin xác thựcTài liệu thống trị hiệu suất

Việc phân một số loại là cực kỳ quan trọng bởi nó giúp cho các người cai quản sẽ theo dõi được làm hồ sơ một cách tốt nhất. Cạnh bên đó, nó cũng một phần thể hiện tính chuyên nghiệp hóa trong việc quản lý của phần ban nhân sự.

Sắp xếp hồ sơ

Sau lúc đã tiến hành phân các loại hồ sơ, việc tiếp theo sau là làm sao bố trí chúng hợp lý nhất. Sau đó là 3 giải pháp về cách thức sắp xếp hồ nước sơ có ích nhất:

Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo trang bị tự thời gian của sự việc xảy ra trong làm hồ sơ để bố trí trước sau. Yêu cầu ghi chú cẩn trọng thời điểm nhằm khi tìm tìm được dễ dàng.Sắp xếp theo mẫu mã tự: thu xếp dựa theo máy tự mẫu mã tự (A,B,C…) của hồ nước sơ. Ví dụ mẫu tự T vẫn xếp theo thiết bị tự: Thiệp mời – thống kê lại – thư tự – tiếp thị.Sắp xếp theo tính chất: sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:Hồ sơ bình thường, làm hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…Hồ sơ không giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa ngừng điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…

Lưu trữ hồ sơ


*

Hồ sơ bắt buộc được lưu giữ trữ vào một trong những vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận tiện. Làm bạn dạng liệt kê một cách khối hệ thống hồ sơ của solo vị. Phụ thuộc vào danh mục này, rất có thể sắp xếp, làm chủ và tra cứu vớt hồ sơ nhanh chóng.

Dùng cây bút đánh số ở góc cạnh phải các hồ sơ lưu giữ trữ.Bên kế bên tập lưu trữ có nhãn in làm hồ sơ từ số… mang đến số… để dễ truy tìm.Nên sử dụng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào thiết bị vi tính sống dạng tập tin, khắc số để tàng trữ hồ sơ.Vào bảng tính Excel để lập số tàng trữ hồ sơ, bao gồm chú thích mặt cạnh, dùng chức năng siêu link (Hyperlink) để link với tập tin hình ảnh cần lưu. Do vậy khi đề nghị xem lại hồ nước sơ chỉ việc nhấp vào số lưu trữ hồ sơ tất cả đặt tính năng siêu liên kết.

Một lưu ý vô cùng quan trọng là hồ nước sơ lưu lại trữ cần phải được kiểm tra thường xuyên để hoàn toàn có thể để đúng lúc sửa chữa, bổ sung cũng như hoàn thiện hồ sơ một cách gấp rút và chính xác nhất.

Quản lý làm hồ sơ nhân viên

Sau lúc đã kết thúc bước thứ nhất là bố trí và lưu lại trữ, thắc mắc tiếp theo được đưa ra là làm thế nào có thể thống trị hồ sơ nhân sự một cách công dụng và ít tốn kém nhất. Việc thống trị hồ sơ cũng không hề dễ dàng khi phải đảm bảo rất nhiều những yếu tố như:

Tính quy củ: hồ nước sơ cần được sắp xếp và áp dụng một cách bài bản và hiệu quả.Tính bảo mật thông tin và quyền riêng tư: bởi tính chất quan trọng đặc biệt của hồ sơ nhân sự, việc bảo đảm tính bảo mật thông tin cũng như hỗ trợ quyền truy vấn là khôn cùng quan trọng.Bảo vệ pháp lý: mỗi các loại hồ sơ duy nhất định sẽ sở hữu những quy định pháp lý riêng cho việc lưu trữ tương tự như mức độ bảo mật.Mang tính công dụng cho việc quản trị: đều hồ sơ được tàng trữ nên là hồ hết hồ sơ cần thiết cho công việc, góp sức vào những lợi ích cho doanh nghiệp.

Sau đây, socialgame.vn sẽ ra mắt đến các bạn mô hình quản lý hồ sơ nhân sự theo trình tự công việc hoàn chỉnh nhất:

Bước 1: Phân loại và bố trí hồ sơ

Bước đặc biệt quan trọng này sẽ được shop chúng tôi giới thiệu và hướng dẫn ở vị trí đầu của bài viết. Điều để ý là có tác dụng sao sắp xếp chúng kỹ thuật nhất.

Bước 2: xác định yêu cầu và mục đích của câu hỏi quản lý, lưu lại trữ

Theo thời gian, đã có một số trong những tài liệu không thể hiệu lực hoặc không cần sử dụng đến nữa. Cũng chính vì thế, việc khẳng định ngày không còn hạn và kịp thời chỉnh sửa, bổ sung hoặc lọc ít hơn những tài liệu dư quá là quan trọng trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Hơn thế nữa nữa, vấn đề pháp luật cũng nên được chú ý đến khi gồm có hồ sơ nhất mực mà những công ty ko thể gia hạn quyền thiết lập một bí quyết lâu dài.

Bước 3: xác định nhu ước truy cập

Với mỗi loại hồ sơ nhân sự bạn phải lưu trữ, hãy khẳng định những điều sau:

Ai sẽ là người cần truy cập vào tài liệu này? Sếp, nhân viên hay bất kì ai tất cả nhu cầu?Khi như thế nào thì sẽ cần tới một số loại tài liệu ấy và mức độ liên tục của các bước đó?Làm sao nhằm họ có thể truy cập vào nó?

Bước 4: tùy chỉnh thiết lập mức độ bảo mật

Một sự việc khác trong cai quản hồ sơ nhân sự chính là việc cấu hình thiết lập mức độ bảo mật. Từng các loại hồ sơ khác biệt sẽ gồm từng nút độ bảo mật thông tin yêu mong khác nhau. Bên cạnh đó, cần xem xét tới số đông thông tin cá thể được pháp luật đảm bảo an toàn như thông tin y tế với khuyết tật.

Giải pháp cho làm chủ hồ sơ nhân sự vào thời kỳ 4.0


*

Ngày nay, với sự cải tiến và phát triển của công nghệ, mối cung cấp dữ liệu gần như đã được số hóa toàn bộ. Phần đa hồ sơ của nhân viên cấp dưới có thể thống trị thông qua các ứng dụng nhân sự, sản xuất điều kiện thuận lợi cho tự động hóa hóa câu hỏi tạo tài liệu, truy vấn và kiến thiết trình làm cho việc. Các hệ thống làm chủ tài liệu cung cấp thông báo auto về những sự kiện kích hoạt cũng như đáp ứng được yêu cầu cao rộng so cùng với việc lưu trữ hồ sơ đồ dùng lý như trước đó đây.

Trong các giải pháp trên, hãy thuộc socialgame.vn xem sang một vài nền tảng bổ ích có thể thực hiện để cai quản hồ sơ nhân sự nhé:

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel


*

Excel là một trong trong những phương án tương đối hữu ích trong việc quản lý hồ sơ nhân sự với khả năng như là một trong công nắm vô cùng hữu dụng trong bài toán theo dõi các thông số kỹ thuật cần thiết. Vào một file quản lý hồ sơ nhân sự sẽ bao hàm các thông tin như sau:

Với việc có tương đối nhiều thông tin không giống nhau để một công ty rất cần phải quản lý, file Excel nhân sự cần có nhiều biểu mẫu mã khác nhau để có thể thống trị một cách tổng thể và đầy đủ. Các biểu mẫu thường được biết tới hiện giờ là:

File Excel thống trị nhân sự tổng quan: báo tin chung độc nhất về nhân sự đang thao tác làm việc tại công ty.File Excel thống trị hợp đồng: sử dụng để cai quản thông tin về những hợp đồng demo việc cũng như hợp đồng lao động. Biểu mẫu của file Excel này tuy đơn giản và dễ dàng nhưng lại mang không hề ít dữ liệu với yên cầu về sự đúng chuẩn vô cùng cao.File Excel theo dõi nhân sự mới: Là sự kết hợp giữa danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân, khai thác về tin tức của nhân viên cấp dưới trong quy trình nhập việc.File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc: tựa như như theo dõi và quan sát nhân sự mới, quy trình theo dõi nhân sự ngủ việc để giúp đỡ cắt quăng quật những dữ liệu không hề cần thiết, tự đó hạn chế những sai sót và nhầm lẫn khi áp dụng những dữ liệu không thể giá trị.File Excel theo dõi biến động lương nhân sự: Theo dõi việc tăng giảm lương, giao vận vị trí công tác, tăng sút chức vụ…

Với tính năng update và xử lý dữ liệu một phương pháp tự động, Excel để giúp đỡ các bên quản trị kịp thời nỗ lực được:

Các thông số quan trọng đặc biệt trong quy trình theo dõi tuyển dụng.Giúp cai quản lý các bước và hồ sơ của nhân viên một cách thông minh theo ngày, tuần, quý,… qua đó tạo thuận lợi cho việc kiểm tra năng suất làm việc.Tự động đo lường các chỉ số theo rất nhiều gì tích lũy được.Tự hễ kiểm tra, tổng hợp cùng thống kê làm hồ sơ của nhân viên theo từng ngày.

Tuy nhiên, ở kề bên những tính năng khá nổi bật của mình, việc làm chủ hồ sơ nhân sự bằng Excel cũng đều có những điểm tinh giảm nhất định:

Dữ liệu bị phân tán, nặng nề để thanh tra rà soát tổng thể: Khi sử dụng Excel, bạn liên tục phải dịch rời giữa tương đối nhiều sheet không giống nhau, việc này làm cho việc thống trị đôi khi mất thời gian và không về tối ưu.Khó có thể mở rộng khi gia tăng quy mô: Sức cất của Excel là cực kỳ lớn, lên đến mức hàng nghìn dòng và vài ba trăm sheet. Nhưng mà khi doanh nghiệp ngày một trở nên tân tiến và lượng dữ liệu tạo thêm không ngừng thì chỉ dùng Excel thôi là ko thể thỏa mãn nhu cầu được.Dễ gây nên lỗi sai bởi thao tác con người: tất cả các thao tác của nhân viên trên biểu mẫu mã Excel, từ các việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… số đông được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến khủng hoảng về không đúng sót là cực kì lớn.

Chính bởi những bất cập đó, những doanh nghiệp sẽ bắt buộc một phương án tốt hơn cho quá trình quản lý hồ sơ nhân sự của họ. Và phương án đó có thể là các ứng dụng quản trị thông tin nhân sự.

Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Thiết Kế Điện Trong Nhà, Top Phần Mềm Mô Phỏng Mạch Điện

Phần mềm thống trị hồ sơ nhân sự


Theo thống kê lại của Gartner vào thời điểm năm 2020, 30% doanh nghiệp lớn quy tế bào trung bình và lớn trên thế giới sẽ áp dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho các công gắng quản trị nhân sự.

Ngày nay, cùng với xu hướng biến đổi số khỏe mạnh mẽ, đặc biệt là từ lúc đại dịch COVID19 xuất hiện, không tồn tại gì khó hiểu khi việc các phần mềm ngày càng được phát triển mạnh bạo hơn bao giờ hết.

Sau đấy là một vài điểm sáng ưu việt làm cho các phần mềm HRM đang ngày càng rất được quan tâm trong việc làm chủ hồ sơ nhân sự:

Có tài năng tạo ra các report chuyên sâu, cung ứng việc gửi ra ra quyết định nhân sự: hầu như chỉ số nào quan trọng trong câu hỏi thống kê nhân sự? số lượng nhân sự của những phòng ban? Kê khai lương và thuế? nút lương trung bình?… các phần mềm để giúp đỡ tính toán những chỉ số này dựa trên các số liệu sẵn tất cả đã được tàng trữ và kế tiếp hiển thị bên trên mục báo cáo. Cũng chính vì thế, công ty sẽ luôn chủ động trong bài toán theo dõi công ty và nhà động trong những quyết định chiến lược.Khả năng bảo mật thông tin vô cùng chặt chẽ: Phần mềm quản lý nhân sự có thiên tài phân quyền cao vào các công việc như phân công nhân sự tiến hành công việc, phân quyền dự án (cho phép những cá nhân liên quan cũng tương tự có chức vụ được quyền xem và chỉnh sửa).Lưu trữ dữ liệu đúng đắn và chặt chẽ: Dữ liệu về đội ngũ nhân sự được lưu giữ trữ trọn vẹn trên ứng dụng HRM, điều này không những giúp nhà làm chủ phân loại, tìm cùng lọc hồ nước sơ nhanh lẹ hơn, mà còn làm hạn chế bài toán sử dụng sách vở và giấy tờ (paperless).Nền tảng mạnh mẽ mẽ đảm bảo an toàn phù phù hợp với mọi doanh nghiệp: không phải như Excel khi chỉ cân xứng với các doanh nghiệp nhỏ lẻ cùng dễ gặp gỡ khó khăn khi đề nghị xử lý số lượng lớn dữ liệu, thì các phần mềm HRM chất nhận được nhiều người tiêu dùng truy cập cùng 1 thời điểm dẫu vậy vẫn đảm bảo tính ổn định.

3 Phần mềm thống trị hồ sơ nhân sự rất được ưa chuộng nhất sống Việt Nam

1Office


1Office là giải pháp phần mềm quản trị công ty được phân tích và trở nên tân tiến dựa trên phương thức tư duy khoa học, xuyên thấu kết hợp với nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo thống nhất, chặt chẽ và toàn diện.

Ưu điểm: Giúp hỗ trợ một phương án phần mượt quản lý, tạo lập môi trường thao tác làm việc trực đường trên Internet. Bằng việc số hóa tổng thể doanh nghiệp của người sử dụng và đổi thay nó thành một khối thống duy nhất từ Nhân sự, khách hàng hàng, Công việc, tởm doanh, Truyền thông. 1Office được thiết kế, xây dựng hoàn toàn trên nền tảng technology điện toán đám mây, rất có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng để thông qua đó giúp cho bạn làm việc mọi lúc, phần đông nơi chỉ với một thứ được liên kết mạng Internet.

Nhược điểm: dù cho đáp ứng nhu cầu khá khá đầy đủ các tính năng tuy vậy độ chuyên sâu của 1Office mang lại từng tinh tướng là không tương ứng, đặc biệt quan trọng ở mảng marketing, CRM và khách hàng. Một điểm sáng khác là ứng dụng của 1Office thiếu thốn bảng dashboard để hoàn toàn có thể theo dõi một cách tổng thể, khiến người dùng đôi khi chạm chán khó khăn trong việc sử dụng. Không những thế nữa, giá thành của ứng dụng này là kha khá cao.

socialgame.vn


socialgame.vn là ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp lớn ERP được thi công trên Odoo – ứng dụng ERP lừng danh thế giới.

Ưu điểm:

Giải pháp toàn diện: tất cả nhiều chiến thuật quản trị quan trọng cho 1 doanh nghiệp, tích hợp thuộc trên một hệ thống.Chi phí thực thi thấp: Dựa trên căn nguyên mã nguồn mở, socialgame.vn chất nhận được doanh nghiệp tiến hành với đưa ra phí lúc đầu thấp hơn so với những nền tảng khác.Dễ không ngừng mở rộng nền tảng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng tích hợp với bên thứ tía (dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…) để tùy chỉnh thiết lập ứng dụng sẵn có.Giao diện dễ sử dụng: Với giao diện kéo thả tương thích cho tất cả website cùng điện thoại, socialgame.vn giúp fan dùng dễ ợt sử dụng trên các thiết bị không giống nhau.

Đặc biệt hơn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể trải nghiệm ứng dụng miễn phí trong vòng 15 ngày với các phân hệ rất nổi bật như làm chủ dự án, CRM, quản lí lý bán hàng cùng như module khác. Đăng ký dùng thử tại đây nhé: https://socialgame.vn/bang-gia-socialgame.vn/

Misa Amis


Phần mềm cai quản doanh nghiệp Amis trong số những nhà tiên phong đầu tiên trong việc áp dụng trí tuệ nhân tạo để mang về những trải đời vô cùng mớ lạ và độc đáo cho khách hàng. Nhờ ứng dụng trí tuệ nhân tạo một phương pháp thông minh, ứng dụng này đã đem lại những thiên tài tối ưu với được áp dụng thông dụng cho các lĩnh vực.

Ưu điểm:

Kết nối thẳng với các sàn tuyển chọn dụng, mạng làng mạc hội, website tuyển chọn dụng để post bài và tích lũy hồ sơ, cải thiện hiệu quả cai quản nhân sự.Kết nối trực tiếp với cơ sở BHXH nhằm cán bộ nhân sự hoàn toàn có thể kê khai thông tin BHXH trên doanh nghiệp.Liên kết thông tin giữa các phân hệ khác biệt trong phần mềm: Kế toán, cung cấp hàng, cai quản điều hành…Thực hiện tại việc làm chủ nhân sự tự xa với nền tảng technology hiện đại, dữ liệu được tàng trữ trên Cloud.

Nhược điểm: cũng như phần lớn các phần mềm ERP khác, Misa Amis cũng có ngân sách vận hành kha khá tốn kém. Sát bên đó, cần nhiều thời hạn để xúc tiến cho toàn bộ một khối hệ thống để đáp ứng cho những yêu cầu khác biệt của doanh nghiệp. Hơn thế nữa nữa, kỹ năng tương thích với tương đối nhiều thiết bị không giống nhau của ứng dụng vẫn còn hạn chế.

Kết luận

Quản lý làm hồ sơ nhân sự là giữa những yếu tố mấu chốt nhất trong bài toán quản trị nguồn lực lượng lao động của doanh nghiệp. Dù thực hiện Excel hay 1 phần mềm quản lí tân tiến nào đi nữa, các bạn phải luôn luôn nắm rõ những tin tức cần chú ý và xử lý chúng để đạt được kết quả cao nhất.