Quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel vẫn tồn tại rất rất lâu ở các doanh nghiệp. Dù bây chừ có khá phần lớn mềm quản lý hồ sơ người lao động tối ưu hơn, dẫu vậy file Excel vẫn còn được tin dùng. Bài viết dưới đây vẫn giới thiệu cho chính mình về các biểu mẫu mã nhân sự Excel, các thành phần cần phải có trong mẫu mã file Excel.

Bạn đang xem: Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel


Thành phần cần phải có trong cai quản hồ sơ nhân sự bởi Excel là gì?

Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): từng nhân sự sẽ được cấp một một mã số thắt chặt và cố định và bảo đảm an toàn không trùng nhau. Mã số này sẽ được dùng làm theo dõi vấn đề chấm công hoặc các chính sách liên quan.Họ với tên nhân viênBộ phận, cơ sở làm việcCấp bậc nhân sự: BOD, cai quản lý, nhân viên,…Vị trí công việc: Tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao gồm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: nhân viên MarketingLoại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cơ sở có tác dụng việc: Trụ sở chính, trụ sở 1, chi nhánh 2,…Trình độ học tập vấn: trình độ chuyên môn học vấn cao nhất (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), ngôi trường Đại học, siêng ngànhCác loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý định kỳ có xác thực địa phương, bạn dạng sao công bệnh CMND hoặc CCCD, phiên bản sao công bệnh giấy khai sinh, phiên bản sao công chứng sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công bệnh bằng xuất sắc nghiệp, Giấy khám sức khỏe có đóng góp dấu, vừa lòng đồng gồm chữ ký và dấu đỏ, ảnh thẻ,…Lương thưởng và phụ cấp: vẻ ngoài thanh toán lương (qua thẻ tốt tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số fan phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinh nghiệm làm việc: tên công ty, thương hiệu vị trí, khoảng thời gian công tác được bố trí theo sản phẩm công nghệ tự loại thời gian. Yêu cầu giới hạn con số và chỉ chọn lọc hiển thị 1-5 tay nghề làm việc đặc biệt nhất của nhân sự.
*
Mẫu cai quản nhân sự bằng Excel sẽ bao gồm hầu như khá đầy đủ các thông tin cơ bạn dạng về nhân sự

Nên sử dụng những mẫu cai quản hồ sơ nhân sự bằng excel nào?

Để cai quản một cách bao quát và tương đối đầy đủ thì ngoài file làm hồ sơ nhân sự, công ty lớn nên áp dụng thêm các biểu mẫu nhân sự Excel không giống như:

Quản lý list nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan tuyệt nhất về thông tin của các nhân sự đang thao tác tại công ty (đang trong thời hạn phù hợp đồng).Quản lý đúng theo đồng: quản lý thông tin vừa lòng đồng thử vấn đề và những loại phù hợp đồng lao hễ (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định tất cả thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ khẳng định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn). Các trường thông tin của biểu mẫu thống trị hợp đồng nhân sự khá đơn giản, tuy nhiên lại bao gồm lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ đúng chuẩn cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp vẫn đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. File cai quản hồ sơ bởi Excel về cơ bản là sự phối kết hợp giữa hai biểu mẫu danh sách nhân sự với Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự nghỉ việc: cũng như như biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ ngơi việc, doanh nghiệp lớn cần thân yêu hơn sự biến hóa của các yếu tố sẽ ảnh hưởng hủy hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ ngơi việc, cũng như hồ sơ cần thiết để hoàn toàn thủ tục kết thúc hợp đồng.Biến hễ tiền lương: không hẳn là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ ngơi việc, biến động tiền lương bao gồm các trường hòa hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, bớt level, vận chuyển vị trí, gửi công tác,…

Ưu cùng nhược điểm của quản lý hồ sơ nhân sự bởi Excel

Hiện nay tất cả doanh nghiệp vẫn còn đấy sử dụng Excel để cai quản nhân sự, nhưng cũng đều có doanh nghiệp đã sửa chữa Excel bằng các phần mềm thống trị hồ sơ nhân sự khác. Sở dĩ bởi vậy là bởi vì Excel có tương đối nhiều ưu điểm, nhưng lại cùng tồn tại nhiều nhược điểm.

Ưu điểm


*
Thao tác bên trên Excel đối chọi giản, dễ sử dụng
Thao tác đơn giản

Các thao tác làm việc trong phần mềm Excel rất đơn giản thao tác, dễ dàng sử dụng, mọi người tiêu dùng đều có thể sử dụng. Ngoài ra phần mượt Excel bao gồm tính thịnh hành rộng và chi phí đầu bốn vào phần mềm cũng khá thấp.

Đa dạng các biểu mẫu

Công cụ cung cấp cho quản lý nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng mẫu mã và đầy đủ, có thể chấp nhận được các doanh nghiệp thống trị lực lượng nhân sự của chính mình thông qua Excel. Ngoài ra form biểu mẫu mã được hỗ trợ sẵn, bạn đều rất có thể hoàn toàn tự kiểm soát và điều chỉnh và bố trí theo ý muốn của bản thân để tạo ra được biểu mẫu vừa lòng nhằm ship hàng tốt cho mục tiêu sử dụng của bạn.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Ngăn Chặn Các Trang Web Đen Hiệu Quả Nhất Cho Các Bậc Phụ Huynh

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng phần mềm cai quản nhân sự miễn phí bằng Excel góp việc làm chủ các tài liệu tương quan một bí quyết dễ dàng. Rộng nữa, ứng dụng còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê cấp tốc chóng,… Do ứng dụng Excel là ứng dụng miễn tầm giá sử dụng, không phụ thuộc vào nhiều vào các nhà điều hành quản lý khác nên bạn sử dụng không bị mất nhiều đưa ra phí.

Nhược điểm


*
Không đảm bảo tính bảo mật
Không bảo đảm an toàn tính bảo mật

Biểu chủng loại Excel thực thụ không đảm bảo bảo mật vì không có tính phân quyền, không có khu vực dữ liệu làm sao được khắc ghi “chỉ dành cho những người quản lý”. Tuy nhiên chủ mua file rất có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy nhiên vẫn ko tránh khỏi không giống trường đúng theo bị nhỉ ra ngoài. Không kể không ít người dân sẽ phải dùng phổ biến một biểu mẫu từ chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,… thì việc điều hành và kiểm soát bảo mật là khôn cùng khó.

Không thể còn lại “thừa kế” cho tất cả những người sau

Biểu mẫu quản lý nhân sự bởi Excel là 1 trong tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, tuy nhiên thật tiếc là không có tác dụng bàn giao với thừa kế trọn vẹn. Biện pháp đặt tên và sắp đến xếp các thông tin bên trên biểu mẫu Excel mà bạn cũ để lại sẽ tương đối khó nhằm một người mới có thể tiếp quản.

Khả năng tích hợp kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có tương đối nhiều phần mềm doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, cai quản tài sản, thống trị tài liệu, ứng dụng chat, chữ cam kết điện tử,… điểm yếu kém của biểu mẫu mã Excel là cấp thiết tích hợp với những công cụ văn minh đó.

Dễ tạo ra các lỗi không nên bởi thao tác làm việc của con người

Tất cả các thao tác làm việc của con người trên biểu mẫu mã Excel, từ những việc nhập liệu tới kiếm tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… mọi được thực hiện hoàn toàn bằng tay thủ công nên không nên sót là vấn đề sớm muộn. Sai sót đã còn xẩy ra thường xuyên hơn thế nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu đã ngày càng gia tăng khi doanh nghiệp càng ngày phát triển. Khi càng có khá nhiều nhân viên thì cơ sở tài liệu nhân sự càng trở phải khổng lồ. Người thống trị cũng chẳng thể giải quyết bằng phương pháp cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột được. Buộc phải về lâu dài, làm chủ nhân sự bởi biểu chủng loại Excel truyền thống lịch sử gần như là không tưởng.

Kết luận

Không có gì là tuyệt đối, gồm thể thống trị hồ sơ nhân sự bởi excel chưa thật sự về tối ưu cơ mà nó cũng có không ít ưu điểm. Vậy yêu cầu việc chọn lựa sử dụng hay là không và sử dụng thế nào là phù thuộc vào tình trạng thực tiễn với phương thức cai quản của từng doanh nghiệp.Bên cạnh đó, doanh nghiệp rất có thể sử dụng kết hợp hệ thống đánh giá năng lực nhân sự hiện đại nhằm đạt được hiệu quả một cách giỏi nhất.

socialgame.vn – Nền tảng technology cung cấp giải pháp test online dành riêng riêng cho bạn Việt Nam. Trường đoản cú hào sát cánh cùng +100 người sử dụng doanh nghiệp bậc nhất như HONDA, Đại học tập FPT, TopCV, bank TMCP sản phẩm Hải vn (MSB)…

Nếu bạn cân nhắc giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển chọn dụng, huấn luyện và đào tạo và reviews năng lực nhân sự giúp về tối ưu giá thành lên cho tới 30%. Vui mắt đăng ký kết ngay tại phía trên để được support trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự socialgame.vn.