Đối với dân văn phòng, scan không phải là gì quá xa lạ và là công việc quen thuộc diễn ra hàng ngày, hàng tuần với họ. Vậy chính xác scan nghĩa là gì? Bản scan là gì? Làm sao để scan các giấy tờ tài liệu? Bài viết sau của socialgame.vn sẽ giới thiệu đến các bạn công dụng của scan, máy scan cũng như cách để scan tài liệu.
Đang xem: Scan giấy tờ như thế nào
Scan là gì?
Scan nghĩa tiếng Việt là quét, là việc chuyển các thông tin, số liệu, data trên giấy tờ hay tài liệu hoặc cả hình ảnh thành file lưu trữ trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị thông minh khác bằng cách quét chúng qua máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua các ứng dụng scan.
2. Gửi nhanh chóng
Bạn có thể nhanh chóng gửi một tài liệu đã quét qua email hơn là một bản sao giấy qua thư hoặc fax truyền thống. Sự tiện lợi của việc gửi email các tài liệu điện tử tạo điều kiện cho việc liên lạc kịp thời hơn. Với sự ra đời của smartphone và máy tính bảng, những người ở đầu nhận không cần máy tính để xem các tệp đính kèm này. Trong kinh doanh, việc gửi các mẫu đơn đặt hàng và hợp đồng qua email giúp giảm thời gian cần thiết để thực hiện các giao dịch; các ngành nghề khác cũng được hưởng lợi từ giao tiếp nhanh hơn, chẳng hạn như các bác sĩ xem xét các biểu đồ và hình ảnh y tế. Gửi tài liệu đến một nhóm đặc biệt hiệu quả vì cùng một thư có thể có nhiều người nhận.
4. Thu thập dữ liệu kinh doanh
Máy scanner chuyên dụng tự động tải dữ liệu từ danh thiếp và các biểu mẫu khác vào danh sách liên hệ của máy tính, giúp bạn tiết kiệm công sức đánh máy thủ công. Nhiều máy quét trong số này có định dạng nhỏ gọn, di động để bạn có thể mang theo đến các cuộc họp, hội nghị và các buổi họp mặt khác mà bạn muốn gặp nhiều người. Phần mềm có khả năng OCR có thể nhận dạng các kiểu in phổ biến và chuyển đổi chúng thành văn bản.
6. Bảo mật tài liệu
Máy quét không phụ thuộc vào việc sử dụng đường dây điện thoại như máy fax. Ngoài ra, không có đầu cuối nào khác cần nhận tài liệu đã quét của bạn để hoàn tất quá trình chuyển thành công. Với máy fax, đường truyền phục thuộc vào kết nối điện thoại và việc người nhận nhận thành công bản fax đó thông qua đường dây điện thoại của họ. Không cần một trong hai điều này, máy quét tiện lợi và đáng tin cậy hơn nhiều. Thứ duy nhất bạn cần có để hoạt động và gửi thành công là máy scanner. Sau đó bạn có thể lưu trữ tệp để xem hoặc sử dụng sau này, gửi tệp cho người nhận qua email hoặc chia sẻ tệp qua mạng.
Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.
Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Sau đó, bạn mở phần mềm scan ra rồi điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu.
Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu đã được scan xong, phần mềm sẽ cung cấp các tùy chọn để người sử dụng có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,….
Nếu các văn bản gốc có tình trạng mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối, có thể khắc phục bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.
Như vậy, bài viết trên socialgame.vn đã gửi đến các bạn thông tin về Scan. Ngoài ra, nếu quý khách hàng có nhu cầu in ấn hay thiết kế bao bì sản phẩm hay các ấn phẩm truyền thông khác, hãy liên hệ ngay đến socialgame.vn – nền tảng thiết kế và in ấn số 1 tại Việt Nam. Khi hợp tác thiết kế và in ấn cùng socialgame.vn, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm các dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu như:
Khách hàng thoải mái lựa chọn các mẫu thiết kế trong kho sản phẩm mẫu đa dạng, phong phú của socialgame.vn.Miễn phí tư vấn thiết kế trọn gói, đáp ứng nhu cầu riêng của khách hàng.socialgame.vn liên kết với các nhà in uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc, đảm bảo về quy trình in ấn, công nghệ in cũng như sử dụng trang thiết bị in ấn hiện đại nhất.Đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, thiết kế sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, yêu cầu mà khách hàng đặt ra.Áp dụng đặt hàng và thanh toán online thuận tiện với chi phí hợp lý, giá cả cạnh tranh.
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ đến socialgame.vn qua: