nhiều người đang phải làm thông tin để gửi trao một danh sách lớn nhân sự trong công ty và ai đang loay hoay đắn đo làm chũm nào thay thế cho cách làm bằng tay rất mất thời gian, siêu nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện quá trình này một biện pháp nhanh nhất, buổi tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu như không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn yêu cầu làm bởi phương pháp bằng tay thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho những người, thì bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay nói một cách khác là trộn văn phiên bản trong áp dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.

Bạn đang xem: Xuất dữ liệu từ excel sang word

nội dung bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương pháp trộn nội dung văn phiên bản có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một giải pháp nhanh nhất sẽ giúp bạn giải quyết bài toán ko phải triển khai một cách bằng tay thủ công như được trình bày ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là nhân kiệt hữu ích vào Microsoft Word, anh tài này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý những dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông tin trả lương chậm chạp tới từng nhân viên trong công ty.

do vậy để thực hiện trộn văn bạn dạng (trộn thư) nhằm mục đích tạo thành thông báo cho cục bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần từ theo mỗi bước sau:

1. Cách 1: sẵn sàng file danh sách nhân sự cùng file câu chữ thông báo

vì vậy để giải quyết bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo lập một tệp tin word chứa cấu tạo và ngôn từ của thông báo trả chậm rì rì lương, file sót lại chứa danh sách của toàn thể nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo ra và gửi đến họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta có thể theo dõi mẫu mã hai tệp tin này theo hình dưới đây:

*

Hình 1: mẫu file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty

*

Hình 2: mẫu mã file Word chứa nội dung thông tin cần gửi đến nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để tiến hành bước này, các bạn cần bảo vệ file excel cất danh sách nhân viên trong doanh nghiệp đã được đóng, khi đó bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông tin ra và kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần từ theo các ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản

Ở cách này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương từ theo đồ vật tự như hình minh họa bên dưới.

*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp sau bạn lựa chọn thư mục cất file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy để ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Thực hiện như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp sau một cửa sổ mới hiện tại ra, các bạn chọn sheet cất danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa danh sách nhân viên, đề xuất ở hành lang cửa số này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sống hình dưới.

Xem thêm: Những Hình Ảnh Bảo Vệ Môi Trường Xanh Sạch Đẹp Ý Nghĩa Nhất, Những Hình Ảnh Bảo Vệ Môi Trường Đẹp, Ý Nghĩa

*

Hình 6: lựa chọn File Excel cất danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng đề nghị lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word câu chữ thông báo 

Ở bước này, bạn chọn Edit Recipient List => quăng quật chọn những dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa tài liệu cần chuyển vào tệp tin Word mà lại thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, chúng ta kích lựa chọn vào những ô ứng với đồ vật tự 11, 12 để hủy chọn vị 2 mẫu này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là dữ liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Dữ liệu lấy ban đầu từ số sản phẩm công nghệ tự 1, chúng ta xem giống như như hình mặt dưới.

 

*

Hình 7: Chọn những dòng bắt buộc lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word ngôn từ thông báo

Bạn để ý các tên cột được hiển thị ứng với những số đồ vật tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với các cột vào bảng dữ liệu dưới ở hình mẫu vẽ trên – các cột này được call là “Trường dữ liệu“, gắng thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ với tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để tại bước tiếp theo họ sẽ chèn dữ liệu vào tệp tin word từ bỏ tên các trường dữ liệu này.

sau thời điểm thực hiện tại xong, các bạn chọn Ok để hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào văn bản file word

Ở cách này, các bạn đặt con trỏ con chuột vào vị trí phải chèn ngôi trường dữ liệu tương ứng vào, trong vấn đề này Uy tiến hành tuần từ như sau:

+ Đặt bé trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chăm chú ở trên).

+ Làm giống như cho bài toán chèn tên nhân viên vào trước từ bỏ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);

+ Làm tựa như cho vấn đề chèn Lý vì chưng trả chậm rì rì lương vào trước từ “Nêu vì sao chậm lương:  ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương trường đoản cú như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường tài liệu vào văn bản file word

6. Bước 6: Hiển thị công dụng và di chuyển giữa các nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị công dụng trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm cho ở các bước trên, bạn kích con chuột vào hình tượng Preview Result (20), lúc đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên bạn kích con chuột vào biểu tượng có số máy tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây chúng ta hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: socialgame.vn

các bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên socialgame.vn để tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn phương pháp trộn văn phiên bản và thân tặng cho nhân viên qua con đường mail mà không cần thiết phải in bản cứng cùng phát mang lại nhân viên.